Her ülke kendi içinde bir anayasa ve kanunlar kapsamında yönetilmekte ve tüm ilerleyiş belirli esaslar üzerine kurulmaktadır. Her ülke kendi kanunlarına tabi olup olağan dışı durumlar haricinde başka ülkelerin kararlarını ve kanunlarını tanıma zorunluluğu bulunmaz. Bununla birlikte farklı amaçlara yönelik olarak kullanılmak üzere ülke içinden alınan bazı belgeler ve kararların yurt dışında tanınmaması çeşitli süreçlerde kesintiler yaşanmasına neden olmaktadır. Bu tür durumlarda apostil şerhi son derece önemli bir görev üstlenmektedir. Apostil şerhi hukuki bir nitelik taşımakta ve son derece kolay uygulanan bir prosedür olarak pek çok işlemi kolaylaştırmaktadır.
Yabancı bir devlet makamı tarafından verilen herhangi bir belgenin başka bir ülkede herhangi bir onay işlemine gerek kalmaksızın kabul edilmesini sağlayan, yabancı devletin yetkili makamlarının bu yönde yaptığı işlemlerin tümü apostil şerhi olarak adlandırılır. Apostil şerhinin hangi makamdan alınacağı söz konusu belgenin temin edildiği ülkenin yasalarına tabi bulunmaktadır.
Apostil en net anlatımla herhangi bir belgenin gerçekliğinin onaylanarak bir başka ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan bir belge onay sistemi olarak ifade edilebilir. 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonu ile tespit edilen Apostil kuralları sadece Lahey Konferansı’na üye ve taraf olan devletler arasında geçerli olmaktadır.
Apostil olarak adlandırılan belge onay sistemi sayesinde ilgili üye ya da taraf devlet tarafından belirlenen yerel bir merci belgenin gerçek oluğunu onaylar. Böylece 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonu’nda belirlenen kurallar çerçevesinde bir başka üye ya da taraf ülkede kullanılması için yasal hale getirilmiş olur. Diğer bir deyişle apostil tasdiki yapılan belgeler Lahey Konferansı’na üye ve taraf olan tüm devletlerde geçerli bir belge olma özelliğine sahiptir.
Apostil Nereden Alınır?
Noter onaylı apostil yalnızca noterin bağlı olduğu kaymakamlıkta yapılabilmektedir. Tercüme bürosunda yeminli tercüme işlemi yapıldıktan sonra evrak için noter tasdiki alınmalıdır. Ülkemizde apostil tasdik şerhi koyma yetkisi olan makamlar şu şekildedir:
Kaymakamlıklar, valilikler, valiler, vali adına vali muavinleri ile hukuk işleri müdürleri idari belgelere; Ağır Ceza Mahkemesi kuruluşu olan merkezlerdeki Adalet Komisyonu Başkanlıkları ise adli belgelere apostil şerhi koyabilmektedir.
Apostillerde ana başlık Fransızca “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)” olarak yazılmak zorundadır. Apostil belgesinde; belgenin hangi ülkede düzenlendiği, belgeyi imzalayan kişinin adı ve sıfatı, belgeye basılan mührün hangi makama ait olduğu, tasdik edildiği yer ve tarih, apostili hangi makamın düzenlediği, apostil numarası, apostili düzenleyen makamın mührü ya da kaşesi ile apostili düzenleyen yetkilinin imzası bulunmalıdır.
Apostil Şerhi Hangi Belgelerde Gereklidir?
Apostil şerhi koyulmasının hangi belgelerde gerekli olduğu Lahey Sözleşmesi ile hükme bağlanmıştır. Sözleşmeye taraf olan herhangi bir devletin ülkesinde düzenlenen ve sözleşmeye taraf olan diğer bir ülkede kullanılacak olan ve resmi belge olarak tanımlanan belgeler şu şekildedir:
Noter senetleri,
İdari belgeler,
Şahısların özel sıfatlarla imzaladığı belgelerin üzerine eklenen, belgenin kaydının ya da belirli bir tarihte bulunduğunu ayrıca belge üzerindeki imzaların doğruluğu resmi makam ve noterlerce onaylandığını gösteren resmi beyanlar,
Savcı, hakim, zabıt katibi ya da adliye memurunun verdiği belgeler dahil olmak üzere devletin yargı organına ya da mahkemesine bağlı bir görevli memur ya da makam tarafından düzenlenen belgeler.
Apostil Şerhini Hangi Ülkeler İster?
Apostil kurallarını belirler özellikteki Lahey Sözleşmesi çok taraflı bir uluslararası sözleşme olma özelliğine sahiptir. Bu kapsamda sözleşmeye taraf olan ülkelerde, yetkili kurumların apostil şerhi koyduğu bir belge, yine söz konusu sözleşmeye taraf olan diğer bir ülkede resmi belge statüsü taşır.
Lahey Sözleşmesi’ne taraf olan devletler; ABD, Almanya, İsveç, İspanya, Belçika, İngiltere, Belarus, Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Çin Halk Cumhuriyeti, Ekvador, Ermenistan, Estonya, Finlandiya, Meksika, Norveç, Moldova, Panama, Polonya, Hollanda, Gürcistan, Hindistan, Hırvatistan, Romanya, Rusya Federasyonu, Malta, Litvanya, Lüksemburg, Sırbistan, Bosna-Hersek, Yeni Zelanda, Yunanistan, Ukrayna, Fiji, Fransa, Grenada, Güney Kore, Güney Afrika, Andora, Arjantin, Arnavutluk, Avusturya, Azerbaycan ve sözleşmeye sonradan taraf olan diğer ülkeler olarak sıralanabilir.
Günümüzde bazı devletler karşılıklı olarak imzaladıkları ikili anlaşmalar ile birbirlerine apostil muafiyeti uygulayabilmektedir. Ülkemizle karşılıklı apostil muafiyeti uygulayan diğer bir deyişle ibraz edilecek olan belgelerin apostil şerhine gerek olmadan anlaşmaya taraf olan diğer ülkelerde aynı statüyü kazanabileceği ülkeler Rusya, Arnavutluk, Kuveyt, Tacikistan, Ukrayna, Gürcistan, Hırvatistan, Avusturya, Macaristan, Makedonya, Polonya, Kazakistan Litvanya, Azerbaycan ve Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti olarak sayılabilir.
Apostil İşlemleri Nasıl Yapılır?
Apostil işlemlerinin yapılabilmesi için ilk olarak apostil alınmak istenilen belge ibraz edileceği ülkenin resmi diline yeminli tercüme ile çevrilmelidir. Yeminli tercümanın yemin zaptının bulunduğu noterde onay işlemi yapıldıktan sonra ilgili noterin bağlı bulunduğu kaymakamlıktan ya da valilikten onay alınmalıdır. Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından ilgili belgenin ibraz edilebilmektedir.
Eğer apostil onayı alınan noter ilçedeyse evrakın onay işleminin kaymakamlıklar tarafından yapılması gerekir. Noterin ilçede değil de ilde olduğu durumlardaysa onay işlemleri valilik tarafından yapılmalıdır. Bu durumda da önce belge yeminli tercüme sürecinden geçmeli ve noterde onaylatılmalıdır. Noter onayından sonra valiliğe tasdik ettirip ilgili ülkenin ilgili kurumuna ibraz edilebilmektedir.