Her ülkenin yönetimini sağlayan kendine özgü bir anayasası ve kanunları vardır. Bu kapsamda her tür ilerleyişin belirli esaslar üzerine kurulması sağlanır. Her ülke kendi kanunlarını tabi olduğundan olağan dışı durumlar söz konusu olmadığı sürece diğer ülkelerin kararlarını ve kanunlarını tanıma zorunluluğu yoktur. Diğer yandan farklı amaçlara yönelik olarak kullanılmak kaydıyla ülke içerisinden alınan bazı belgelerle kararların yurt dışında tanınmaması halinde birtakım aksaklıklar ve süreçlerde kesintiler yaşanması riski bulunur. Bu tür durumlarda belgelerin geçerliliğini sağlama noktasında apostil şerhi son derece önemli rol oynar. Hukuki bir nitelik taşıyan apostil şerhi aynı zamanda kolaylıkla uygulanan bir prosedür olduğundan pek çok işlemi kolaylaştırma görevini de üstlenir.
Herhangi bir yabancı devlet makamı tarafından verilen bir belgenin bir başka ülkede onay işlemine gerek duyulmaksızın kabul edilmesini sağlayan ve yabancı devlet yetkili makamlarının bu doğrultuda yaptığı tüm işlemlere apostil şerhi denilir. İlgili belgenin temin edildiği ülkenin yasalarına bağlı olarak apostil şerhinin hangi makamdan alınacağı değişiklik gösterebilir.
Temelde bir belge onay sistemi olan apostil herhangi bir belgenin gerçekliğinin onaylanması sonucu bir başka ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlar. Apostil kuralları 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonu ile tespit edilmiş olmakla birlikte yalnızca Lahey Konferansı’na üye ve taraf olan devletler arasında geçerli bulunmaktadır.
Apostil adıyla da bilinen söz konusu belge onay sistemi kapsamında üye ya da taraf devletin belirlediği yerel merci tarafından ilgili belgenin gerçekliği onaylanır. Bu doğrultuda 6 Ekim 1961 tarihinde gerçekleştirilen Lahey Konvansiyonu’nda belirlenmiş kurallar dahilinde söz konusu belge diğer bir üye ya da taraf ülkede kullanılmak üzere yasal hale getirilir. Yani apostil tasdiki yapılan her belge Lahey Konferansı’na üye ve taraf devletler nezdinde geçerli bir belge olma özelliği taşır.
İlk olarak ilgili belge ibraz edileceği ülkenin diline yeminli tercümeyle çevrilir. Daha sonra yeminli tercümanın bağlı olduğu noterde onaylatılır. Noterin bağlı olduğu kaymakamlıktan ya da valilikten onay alınır. Bu işlemler tamamlandıktan sonra belge ibraz edilebilir. Apostil onayı alınan noterin ilçede olduğu durumlarda apostil onayı kaymakamlıklarda yapılır. Eğer ildeyse bu sefer valilik tarafından işlem gerçekleştirilir. Bu durumda da yeminli tercüme işleminden sonra noter onayı ve valilikten apostil tasdiki alınmalı daha sonra ise ilgili belge söz konusu ülkeye ibraz edilmelidir.
Apostil Nereden Alınır?
Noter onaylı apostil işlemleri sadece ilgili noterin bağlı olduğu kaymakamlıkta yapılır. Bunun için öncelikle yeminli tercüman tarafından yeminli tercüme işlemi yapılır. Daha sonra yeminli tercümanın bağlı olduğu noterlikten noter tasdiki alınır. Ülkemizde apostil tasdik şerhi koyma yetkisine sahip olan makamlar şu şekilde sıralanabilir:
Kaymakamlıklar, valilikler, valiler, vali adına vali muavinleri ile hukuk işleri müdürleri idari belgelere; Ağır Ceza Mahkemesi kuruluşu olan merkezlerdeki Adalet Komisyonu Başkanlıkları ise adli belgelere apostil şerhi koyma yetkisine sahip bulunmaktadırlar.
Ana başlık olarak apostillere Fransızca dilinde “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)” yazılmalıdır. Apostil belgesinde; apostil şerhi koyulan belgenin düzenlenmiş olduğu belge, belgeyi imzalayan kişinin adı ve sıfatı, belgeye hangi makam tarafından mühür basıldığı, belgenin tasdik edildiği tarih ve yer, apostil onayını düzenleyen makam, apostil numarası, apostil şerhini düzenleyen makamın kaşesi veya mührüyle apostili düzenleyen yetkilinin imzası yer almalıdır.
Hangi Belgelere Apostil Şerhi Alınması Gerekir?
Lahey Sözleşmesi hangi belgelere apostil şerhi koyulması gerektiğini belirli kurallarla hükme bağlamıştır. Sözleşmeye üye ve taraf olan herhangi bir ülkede düzenlenen ve sözleşmenin taraflarından diğer bir ülkede kullanılacak olan ve resmi belge olarak sınıflandırılan belgeler şu şekilde sıralanabilir:
İdari belgeler,
Noterlik senetleri,
Şahıslar tarafından özel sıfatlarla imzalanan belgelerin üzerine eklenen, belge kaydının veya belirli bir tarihte bulunduğunun diğer yandan belge üzerinde yer alan imzaların doğruluğunun resmi makamlarca ve noter tarafından onaylandığını gösteren resmi beyanlar,
Hangi Belgeler Apostil Şerhini İster?
Lahey Sözleşmesi apostil kurallarını belirler özellikte çok taraflı bir uluslararası sözleşmedir. Bu açıdan değerlendirildiğinde sözleşmeye taraf olan ülkelerde yetkili kurumlar tarafından apostil şerhi koyulmuş belgeler, söz konusu sözleşmeye taraf olan ülkelerde resmi belge niteliği kazandığı açıkça ifade edilebilir.
ABD, Almanya, İsveç, İspanya, Belçika, İngiltere, Belarus, Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Çin Halk Cumhuriyeti, Ekvador, Ermenistan, Estonya, Finlandiya, Meksika, Norveç, Moldova, Panama, Polonya, Hollanda, Gürcistan, Hindistan, Hırvatistan, Romanya, Rusya Federasyonu, Malta, Litvanya, Lüksemburg, Sırbistan, Bosna-Hersek, Yeni Zelanda, Yunanistan, Ukrayna, Fiji, Fransa, Grenada, Güney Kore, Güney Afrika, Andora, Arjantin, Arnavutluk, Avusturya, Azerbaycan ve sözleşmeye sonradan taraf olan diğer ülkeler Lahey sözleşmesine taraf olan ülkeler olarak nitelendirilebilir.